Kaip juvelyrui pasiruošti metinei inventorizacijai: praktinis planas

Kada atlikti inventorizaciją

Dažniausiai metinė inventorizacija atliekama paskutinėmis gruodžio dienomis arba pirmą sausio darbo dieną, kad likutis atitiktų gruodžio 31 d. būklę. Jos data nurodoma metinėje prabavimo ataskaitoje, kurią reikia pateikti iki sausio 31 d.

Pasirinkite laiką, kai parduotuvė uždaryta arba lankytojų mažiausiai: prieš atidarymą, po uždarymo ar poilsio dieną. Jei kelios prekybos vietos, inventorizaciją galima daryti kiekvienoje atskirai, skirtingomis dienomis.

Ką paruošti iš anksto

• Užbaikite dokumentus. Suveskite visus pajamavimus, grąžinimus, perkėlimus tarp parduotuvių ir supirktą metalą. Neužregistruota prekė inventorizacijoje atrodys kaip perteklius.
• Patikrinkite prekių duomenis. Kiekvienai prekei turi būti nurodytas metalas, praba ir svoris – jų reikės ir ataskaitai.
• Atskirkite svetimas prekes. Remontui priimti klientų papuošalai, konsignacijos ar įkeitimo prekės turi būti aiškiai pažymėti ir laikomi atskirai.
• Lipdukai ir barkodai. Atspausdinkite trūkstamus ar nusitrynusius lipdukus – skenuoti daug greičiau nei ieškoti pagal pavadinimą.
• Paskirstykite darbą. Iš anksto nuspręskite, kas skaičiuoja kurias vitrinas ir kas tikrina rezultatus.
• Svarstyklės. Patikrinkite, ar jos tikslios ir sukalibruotos.

Kaip skaičiuoti

Skaičiuokite iš eilės: vitrina po vitrinos, stalčius po stalčiaus. Taip mažiau tikimybės praleisti ar suskaičiuoti tą patį du kartus. Pažymėkite jau patikrintas vietas.

• Skenuokite kiekvieną prekę barkodo skaitytuvu arba telefono kamera.
• Prekes be lipduko atidėkite į atskirą dėžutę ir sutvarkykite pabaigoje.
• Brangius ir sunkius gaminius pasverkite – sutampantis kiekis dar nereiškia, kad sutampa svoris.
• Auskarus skaičiuokite taip pat, kaip jie apskaitomi – poromis arba vienetais, bet visada vienodai.
• Tą dieną neparduokite iš skaičiuojamos vitrinos. Jei pardavimas būtinas, užregistruokite jį iš karto.

Ką daryti su skirtumais

Skirtumas dar nereiškia trūkumo. Dažniausios priežastys – neužregistruotas pardavimas ar grąžinimas, prekė kitoje parduotuvėje, prekė remonte ar skaičiavimo klaida.

• Pirmiausia perskaičiuokite prekes, kurių skirtumas didžiausias.
• Patikrinkite paskutinių dienų pardavimus, grąžinimus ir perkėlimus.
• Užrašykite kiekvieno skirtumo priežastį – jos prireiks buhalterijai.
• Tik išsiaiškinę patvirtinkite likučių koregavimą. Koreguoti turėtų savininkas ar vadybininkas.

Kaip inventorizaciją atlikti su „Juvelaro“

Skiltyje „Inventorizacija“ pasirinkite parduotuvę ir paspauskite „Pradėti inventorizaciją“. Sistema užfiksuoja apskaitinius likučius tuo momentu, o vienoje parduotuvėje vienu metu gali vykti tik viena inventorizacija.

• Prekes galima skenuoti barkodo skaitytuvu arba telefono kamera.
• Sąrašą galima filtruoti pagal metalą ir kategoriją – patogu skaičiuoti vitrina po vitrinos.
• Įvesti kiekiai išsaugomi eigoje, todėl darbą galima pertraukti ir tęsti.
• Skirtumai rodomi tiek vienetais, tiek gramais, o visą sąrašą galima atsisiųsti CSV formatu.
• Prieš uždarant peržiūrimi visi skirtumai ir likučių koregavimai. Uždaryta inventorizacija lieka sąraše su data.

Patvirtinti likučiai naudojami skiltyje „Prabavimo ataskaita“, todėl metų pabaigos ataskaitai jų nereikia perrašinėti ranka – lieka tik įrašyti inventorizacijos datą.

Kontrolinis sąrašas

• Užregistruoti visi pardavimai, grąžinimai, pajamavimai ir perkėlimai.
• Visoms prekėms nurodytas metalas, praba ir svoris.
• Atspausdinti trūkstami lipdukai.
• Klientų remonto, konsignacijos ir įkeitimo prekės atskirtos.
• Paskirstytos vitrinos ir atsakingi darbuotojai.
• Inventorizacija pradėta sistemoje, prekės suskaičiuotos ir pasvertos.
• Skirtumai perskaičiuoti, priežastys užrašytos, koregavimai patvirtinti.
• Inventorizacija uždaryta, jos data įrašyta prabavimo ataskaitoje.